Archiviazione documentale elettronica

Ogni azienda e più in generale ogni struttura organizzata, possiede, riceve ed invia nel tempo volumi crescenti di dati e documenti, che spesso non vengono conservati in modo organizzato, razionale ed accessibile, rendendone difficile la fruizione.

Realizzare un progetto di archiviazione documentale elettronica significa:

  • Memorizzare: portare i documenti cartacei (ad esempio bolle, fatture, note di credito, ordini, delibere di acquisto….) dalla carta al file sul computer, cioè acquisire il documento.
  • Archiviare: creare delle chiavi di ricerca in modo da poter effettuare un facile reperimento sia dei documenti cartacei precedentemente memorizzati, sia di quelli digitali (ad esempio fatture attive in PDF, disegni CAD, partitario….).
  • Conservare: dare valore legale al documento in formato file, in modo tale da poter eliminare il cartaceo che altrimenti dovrebbe essere conservato per minimo 10 anni.

I vantaggi dell’archiviazione:

  • Rintracciabilità in tempo reale con riduzione dei tempi di ricerca e dei relativi costi.
  • Relazione fra tutti i documenti in tutte le attività aziendali.
  • Miglioramento dell’efficacia nella gestione delle informazioni.
  • Sicurezza degli accessi e controllo delle attività sui documenti archiviati.
  • Flessibilità di gestione dei documenti, essendo essi digitali:
    a) trasmissione telematica dei documenti (e-mail, fax download, ecc..).
    b) possibilità di creare flussi documentali (workflow) e quindi di monitorare passo-passo tutta la vita di ogni tipo di documento.
  • Aumento della produttività del personale: impiego di risorse umane in altre attività a maggior valore aggiunto.
  • Integrazione delle immagini dei documenti con i dati gestionali.
  • Possibile accessibilità ai disabili.
  • Riduzione di spazi ed armadi dedicati al cartaceo.

È nostra convinzione che la realizzazione di “un sistema documentale aziendale” efficiente, produttivo e qualitativo consente alle aziende la possibilità di meglio competere nell’attuale economia dell’informazione.

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